스프레드시트에서 특허 포트폴리오를 피해야 하는 이유

스프레드시트는 회사의 재정을 모니터링하거나 메일링 리스트를 만드는 데 편리하지만 대규모 특허 포트폴리오를 관리할 때는 더 효율적인 것으로 전환하고 싶을 수 있습니다. Microsoft조차도 Excel을 범용 비즈니스 관리 도구로 사용하는 것은 좋은 생각이 아니라고 말했습니다. 다중 사용자 액세스는 까다롭고, 가장 작은 입력 오류는 막대한 결과를 초래할 수 있으며, 데이터에 대한 액세스를 제어하기 어렵고 Excel을 다른 응용 프로그램과 통합하는 것은 악몽이 될 수 있습니다.

2017 년 11 월 24 일

사내 변호사가 특허 포트폴리오를 관리하는 방법을 이해하기 위해 PatSnap에서 여러 IP 컨설턴트와 이야기를 나누며 고객의 습관에 대해 알아보았습니다. 놀랍게도 대규모 특허 포트폴리오를 보유한 기업을 포함하여 많은 기업이 대부분의 IP를 스프레드시트에서 관리하고 있습니다. 당연히 그들은 다음과 같은 이유로 이 프로세스가 비효율적이고 좌절감을 느끼고 있습니다.

1. 스프레드시트는 정적이며 수동으로 업데이트해야 합니다.
2. 스프레드시트는 다중 사용자에게 친숙하지 않으므로 공유 문서 내의 변경 사항을 추적하기 어렵습니다.
3. 스프레드시트에서 데이터를 분류하기가 더 어렵습니다.
4. 스프레드시트는 사람이 실수하기 쉬우므로 데이터가 부정확합니다.
5. 스프레드시트를 다른 도킹 도구에 통합하기가 어렵습니다.
6. 프로젝트 진행 상황에 대한 가시성이 제한되어 병목 현상을 식별할 수 없습니다.

1. 스프레드시트는 정적입니다.

   Excel 스프레드시트는 데이터베이스가 아닙니다. 정적이므로 정보를 최신 상태로 유지하려면 사내 변호사가 수동으로 업데이트해야 합니다. 수천 개(또는 수만 개)의 특허가 포함된 대규모 특허 포트폴리오를 관리하는 경우 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 청구 또는 특허 소유권이 변경된 경우 스프레드시트를 수동으로 변경해야 합니다. 또한 경쟁업체의 특허를 모니터링하기 위해 스프레드시트를 사용하는 경우 USPTO와 같은 데이터베이스에 액세스하고 모든 정보를 스프레드시트에 복사해야 합니다. 이는 단조롭고 생산성을 저하시키는 프로세스입니다.

   효율성과 정확성을 보장하기 위해 사내 변호사는 서로 다른 데이터베이스에서 특허를 자동으로 추출, 저장 및 업데이트하는 소프트웨어 도구를 사용해야 합니다. 예를 들어 PatSnap을 사용하면 특허청에서 직접 모든 데이터를 가져오므로 여러 스프레드시트를 업데이트하는 번거로운 작업을 덜 수 있습니다. PatSnap과 같은 도구를 사용하면 포트폴리오에 대한 가시성을 제공할 뿐만 아니라 경쟁사(또는 추적된) 포트폴리오의 변경 사항을 알려줍니다.

   

2. 스프레드시트는 다중 사용자에게 친숙하지 않습니다.

   스프레드시트는 이메일을 통해 공유할 수 있지만 회사의 전체 특허 포트폴리오가 포함된 대용량 파일이 포함된 이메일을 보내는 것을 상상할 수 있습니까? 거의 불가능합니다. 그리고 파일을 여러 개의 스프레드시트로 나누고 정보를 조금씩 전송한다면 서로 다른 버전의 스프레드시트 내에서 변경 사항을 어떻게 추적하겠습니까?

   여러 사용자가 데이터를 방해하지 않고 중앙 집중식 특허 인텔리전스 소프트웨어에 액세스할 수 있습니다. 예를 들어 PatSnap을 사용하면 최신 특허 문서를 동료와 공유하고 서로의 변경 사항 및 지침을 모두 한 곳에서 볼 수 있습니다. 중복된 노력에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

   

3. 스프레드시트에서 데이터를 분류하기가 더 어렵습니다.

   법률 회사는 일반적으로 사내 변호사에게 지침이 포함된 방대한 스프레드시트를 보냅니다. 그러나 이러한 스프레드시트에는 분류되지 않은 수천 개의 특허가 포함되어 있어 이를 필터링하는 것이 지루한 경우가 많습니다.

   PatSnap과 같은 특허 인텔리전스 도구를 사용하면 스프레드시트에서 데이터를 추출하고 첨부된 지침에 따라 특허를 분류할 수 있습니다. 이렇게 하면 셀 수 없이 많고 복잡한 Excel 코드를 사용하는 방법을 배우는 대안인 Excel에 대한 고통스러운 중독에서 쉽게 벗어날 수 있습니다. PatSnap의 사용자 친화적인 인터페이스를 통해 모든 관련 정보를 신속하게 분류하고 작업 공간에 저장할 수 있습니다. 예를 들어 몇 번의 클릭만으로 갱신 또는 만료 예정인 특허 목록을 만들 수 있습니다. 원하는 기준을 설정하면 플랫폼이 나머지 작업을 수행합니다. 이렇게 하면 수동으로 수집하는 대신 포트폴리오에서 가치를 추출하는 데 시간을 할애할 수 있습니다.

   

   

4. 스프레드시트는 사람이 실수하기 쉽습니다.

   하나의 잘못된 스프레드시트 입력은 수행 중인 전체 분석에 재앙이 될 수 있습니다. IP 인텔리전스 소프트웨어의 기계 학습 알고리즘은 이 문제를 제거할 수 있습니다. 예를 들어 특허청에서 추출한 데이터가 PatSnap 플랫폼에 추가되기 전에 데이터 정리 및 데이터 정규화 알고리즘에 의해 반복적으로 크롤링됩니다. 특허의 내용과 데이터 포인트를 정확한 미러 이미지와 비교합니다. 이는 특허가 플랫폼에 추가되기 전에 인적 오류를 제거할 뿐만 아니라 이후에도 새로운 정보가 밝혀지면 프로세스가 계속됩니다.

5. 스프레드시트를 다른 도킹 도구와 통합하기 어렵습니다.

   많은 기업이 스프레드시트와 다양한 도킹 시스템을 사용하여 포트폴리오를 관리하는 하이브리드 접근 방식을 채택합니다. 그러나 그들의 데이터가 서로 다른 시스템에 흩어져 있다는 것은 보고서를 만들고 분석을 수행하는 것이 끝없는 시련이 될 수 있음을 의미합니다. 특히 그들이 대규모 특허 포트폴리오를 가지고 있는 경우에는 더욱 그렇습니다.

   예를 들어 고위 관리자를 위한 보고서를 만들려면 다양한 도구에서 다양한 데이터 세트를 수집하고 스프레드시트로 내보낸 다음 보고서에 병합해야 합니다. 이것은 XNUMX차원 데이터 포인트(예: IP 소송 동향)에 유용할 수 있지만 다차원 데이터 세트(예: 기술 동향) 분석에는 유용하지 않을 수 있습니다.

   

   

   PatSnap의 알고리즘은 여러 데이터 포인트에서 패턴을 분석하고 찾을 수 있으므로 플랫폼이 다차원 데이터 입력을 처리하는 데 이상적입니다. 이를 통해 실행 가능한 보고서를 즉시 생성할 수 있습니다.

6. 스프레드시트는 프로젝트 진행 상황에 대한 제한된 가시성을 제공합니다.

   변리사와 엔지니어가 프로젝트에서 작업할 때 특정 작업에 대해 스프레드시트를 주고받을 수 있습니다. 그러나 스프레드시트를 사용하면 진행 상황을 추적하기 어렵고 병목 현상을 식별하는 능력이 저하됩니다.

   여러 직원이 작업을 관리하고 프로젝트를 추적할 수 있는 시스템을 갖추면 포트폴리오 관리가 보다 효율적입니다. PatSnap을 사용하면 온라인 작업 공간에 의견이나 지침을 남길 수 있습니다. 이렇게 하면 주의가 필요한 특허와 취해야 할 조치에 대해 동료에게 알립니다. 특히 각 직원이 특정 산업 또는 기술 영역과 관련된 특허를 전문으로 하는 경우 직원을 위한 별도의 작업 공간을 만들 수도 있습니다. 이렇게 하면 작업 할당 및 진행 상황 추적이 훨씬 쉬워집니다.

   

   

당신은 생각할 수 있습니다. "하지만 스프레드시트 사용은 무료입니다!" 확신합니다. 무료 비용. 무료 놓친 기회와 소송 가능한 오류의 형태로 비용이 발생합니다.

그러나 그것은 또한 당신이 저축하거나, 환매하거나, 법정에서 변호할 수 없는 한 가지, 즉 귀중한 시간의 선물을 요합니다.